知らなかったルールが多い
仕事でDMを送る機会があり、そのときに知った透明封筒での郵便の出し方に関するルールについて少し書いてみようと思います。
ポルシェと関係のない話題かよ！って思われるかもしれませんが、ポルシェを買おうとしている僕がどんな人物なのかということも含めて、日常のあれこれも投稿していきたいと考えていますので、お付き合いいただけると幸いです。
さて、取引先への案内のためにカタログを作成し、それを郵送することになったわけですが、せっかく社内のデザイナーが一生懸命作ってくれたカタログなのだから、取引先に届いたときにすぐに目に入るように「透明の封筒」を使って郵送しようとなったわけです。
まず初めに、透明の封筒（今回は長3サイズ）と、取引先の住所を印刷したラベル紙を用意しました。
そして、A4サイズのカタログが長3封筒に入るように3つ折りにしていったわけです。
あとはみんなで手分けして、封筒にラベルを貼ったり、カタログを封入したりといった作業を残すばかり。
さーやるぞ！
と作業を始めようとしたわけですが、あるスタッフが「これって消印とか押せなくないですか？」と言い出した。
確かに、透明の封筒には消印が押せそうに無い。
ということで日本郵便のホームページで調べてみると、非常に細かくルールが決められていて、そのルールに沿った出し方をしないと「定形外」扱いとなり、定型に比べて郵便料金が高くなるとのこと。
気付いてよかった。グッジョブ！
一旦作業を中断し、日本郵便のホームページやネットに掲載されている経験談などを確認すると、いくつかのポイントに絞ることが出来た。
1）封筒の透けている部分は1～2mmまで
2）宛名ラベルは封筒の外側に貼らない
3）破裂防止のために空気穴をあける
4）静電気防止加工された封筒を使用する
一つずつ説明すると、まず「封筒の透けている部分は1～2mmまで」というのは、長3封筒にA4サイズの紙をぴったり3つ折りにして入れると、封筒の幅120mmに対して、A4の3つ折りは幅99mm（297mmを3等分したサイズ）となり、約2cmほどのすき間ができてしまい、その部分は透明の封筒が完全に透けている状態となります。そして、このまま郵便局の機械を通すと誤作動が起こるようで、「透明の透けた部分は出来るだけ無くしてね」というルール。
しかし、すでにキレイに3等分のサイズで折ってしまったカタログがあり、これをもう一度折り直す事は美観的にも得策ではないし、カタログにピッタリな新しい封筒を用意するのも難しい。
そこで、カタログとは別にもう1枚紙を入れることにした。
封筒の幅120mmに対して118mmのサイズでカットした紙を入れたのがこちら。
画像の上の部分のすき間が1mmくらいになっています。
すき間問題はこれで解決。
2）の「宛名ラベルは封筒の外側に貼らない」ですが、ラベルの粘着力が弱いものや透明封筒に不向きな粘着剤を使用したものだと、機械を通すときにラベルが剥がれてしまいトラブルになるからだそうです。
納得の理由です。
この問題は、先に書いた新しく入れた紙にラベルを貼ることで解決できました。
あと、今回は「料金後納」で郵便を出したのですが、料金後納のマークもあらかじめこの紙に印刷しておきました。
料金後納だとそもそも消印も押さないんですが、この問題に気付くきっかけが「消印押せるのか？」だったのはちょっと面白いというか不思議なものだなと思ったり。
3）の「破裂防止のために空気穴をあける」ですが、透明封筒は通常の紙の封筒と比較して空気が抜けにくい構造になっているようで、普通に封をしていくと中に空気が入ったままになります。
この状態で機械を通すと中の空気の逃げ場が無くなり封筒が破裂してしまうのだとか。
なので、パンチのようなもので小さな穴を開けておけばそこが空気の逃げ道となり、破裂は防ぐことが出来ます。
初めから穴の開いた封筒があればそれを使うのがベストですね。
ですが、今回は穴の開いていない封筒だったので、空気の逃げ道となる穴を開ける必要があります。
そこで今回使用されたのがこれです。
本来は紙の角を丸くカットするために使うものなのですが、試しに何枚かカットして強度的にも問題がないことが確認できたので、こいつでせっせと角を落としていきます。
そして、4）の「静電気防止加工された封筒を使用する」ですが、これは今回用意していた封筒が静電気防止加工されていたので特に問題も無くクリア。
結果的にはそのまま使えたわけですが、これが静電気防止加工されていないものだったら、封筒を新しく買いなおす必要があったわけで、そうなれば空気穴の空いたものを用意したでしょうね。
そんなこんなの出来事があったわけですが、僕の知らないところでいろんなルールがあるんだなと感じた一日でした。
念のため作業前に日本郵便にも電話で確認したのですが、回答は「最寄の差出局の窓口で確認してもらって下さい」というもので、スタッフが郵便局へ走ってくれました。
ルールが変わることもあるので、日本郵便で確認されることをおすすめ致します。
